1. Het startschot: toegang tot je eigen online omgeving
Zodra de handtekening staat, krijg je toegang tot onze online implementatieomgeving. Daar vind je alle stappen die we samen doorlopen. Je kunt er documenten uploaden, afspraken inplannen en alvast trainingen starten. Zo begin je direct, op je eigen tempo, met de voorbereiding.
2. Samen de aftrap: de kick-off
De eerste echte stap is een kick-offgesprek met één van onze implementatiebegeleiders. Jouw implementatiebegeleider is het vaste aanspreekpunten tijdens het hele traject. In deze sessie bespreken we onder meer:
· Hoe de conversie gaat verlopen.
· Wat de planning gaat zijn.
· Hoe het team getraind gaat worden.
· Specifieke praktijkinformatie en inrichting nemen we door.
· De implementatie stappen leggen we uit.
· Hoe de samenwerking vorm wordt gegeven.
Het doel is simpel: een helder plan, afgestemd op jullie praktijk.
3. De blauwdruk: jouw praktijk in kaart
Daarna volgt een belangrijke stap: het invullen van de zogeheten blauwdruk. Dit is een vragenlijst waarin we jullie processen, koppelingen en specifieke wensen in kaart brengen. Misschien zijn er zaken die je anders wilt inrichten dan in je huidige HIS – de overstap is hét moment om dat te doen. Op basis van deze blauwdruk richten wij jullie MediKIT-omgeving in.
4. Inrichten, koppelen en voorbereiden
We zorgen dat alle benodigde koppelingen werken, zoals met de apotheek, het LSP, patiëntenportaal en declaratiesystemen. Ook kijken we naar eventuele bijzonderheden in jullie data. Kom je bijvoorbeeld van een HIS waar bepaalde gegevens anders worden opgeslagen? Dan zorgen we dat deze goed worden omgezet.
5. Gegevens overzetten en testen
De gegevensoverdracht is een cruciale stap. Wij hebben voor elk oud HIS (zoals Medicom, CGM Mira, Tetra, OmniHIS, etc.) een specifiek onboardingtraject, afgestemd op de technische mogelijkheden van dat systeem. We zetten eerst alles in een testomgeving zodat jullie kunnen controleren of de data klopt. Dat geeft ruimte om aanpassingen te doen voordat de definitieve overstap plaatsvindt.
6. Drie sporen tegelijk
In de laatste weken werken we parallel aan drie dingen:
1. De definitieve gegevensoverdracht voorbereiden
2. Alle koppelingen en integraties finetunen
3. Het team trainen in het gebruik van MediKIT
Die trainingen zijn volledig online beschikbaar, zodat iedereen in zijn eigen tempo kan oefenen. Ze zijn klik-voor-klik opgebouwd en na livegang ook nog te gebruiken. Voor vragen organiseren we live vragenuurtjes met ons team.
7. De grote dag: livegang
De dag voor livegang zetten we de laatste instellingen klaar. Op de dag zelf zijn we bij jullie in de praktijk aanwezig om mee te kijken, vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden. Zo zorgen we dat je team met vertrouwen kan beginnen.
8. Nazorg en evaluatie
Na de livegang blijven Stefanie en Karin nog even betrokken. Na ongeveer een maand evalueren we samen hoe de overstap is verlopen. Pas als alles goed draait, dragen we over aan onze supportafdeling.
Wat MediKIT uniek maakt
Wat onze aanpak bijzonder maakt, is de combinatie van begeleiding en zelfstandigheid. Je kunt veel stappen zelf, online, op momenten dat het jou uitkomt. Tegelijk zijn wij er op de belangrijke momenten om mee te denken, te adviseren en te helpen.
Overweeg je de overstap naar een nieuw HIS?
Bij MediKIT maken we het proces overzichtelijk en haalbaar – met ondersteuning waar nodig, en zelfstandigheid waar mogelijk.
Wil je meer weten over onze implementatie of ben je nieuwsgierig naar het systeem zelf?
Plan een vrijblijvende demo in!
Demo aanvragen