Waarnemend huisarts en het HIS: wat je moet regelen bij een invaller

In dit artikel lees je wat je moet regelen als je een waarnemend huisarts ontvangt, en waarom de keuze voor het juiste HIS daarbij meetelt.

Wat moet je vooraf regelen?

Een goede overdracht gaat verder dan een mapje met afspraken. Maak vooraf een eigen inlogaccount aan in het HIS, met de juiste rechten. Zorg dat je waarnemer bij alle benodigde informatie kan komen. Geef een korte rondleiding door het systeem of leg een handleiding klaar. Spreek ook af hoe je consulten bijhoudt: welke structuur gebruik je, en hoe codeer je klachten en diagnoses? Leg daarnaast vast wie de waarnemer kan bellen bij vragen. Klinkt als een detail, maar het voorkomt dat iemand halverwege een spreekuur vastzit in een systeem waar niemand uitleg over heeft gegeven.

Waarom een gedeeld account geen goed idee is

Veel praktijken werken nog met een algemeen waarnemeracccount: één inlogcode die van hand tot hand gaat. Begrijpelijk, want het is makkelijk. Maar het brengt serieuze risico's met zich mee. Als meerdere mensen onder hetzelfde account werken, is achteraf niet meer te herleiden wie welke handeling heeft verricht. Bij een klacht of een fout in het dossier weet je dan niet meer wie er op dat moment heeft ingelogd. Dat is niet alleen onhandig, het is ook in strijd met de eisen rondom patiëntveiligheid en privacywetgeving. Een eigen account per gebruiker is de enige manier om acties in het dossier traceerbaar te houden.

Waarom veel huisartseninformatiesystemen lastig zijn voor waarnemers

Veel huisartseninformatiesystemen zijn in de loop der jaren uitgebreid met modules, menu's en submenu's. Als vaste gebruiker ken je de weg. Maar een waarnemer die voor het eerst inlogt, ziet een scherm vol opties en weet niet waar te beginnen. Daar komt bij dat elk HIS anders werkt. Een waarnemer die gewend is aan systeem A, moet bij systeem B opnieuw zoeken naar basisfuncties. Waar zit de medicatiemodule? Hoe verstuur je een recept? Hoe sluit je een consult af? Een waarnemer heeft geen weken om een systeem te leren. Die moet binnen een uur productief zijn. Dat lukt alleen als het HIS logisch en overzichtelijk is opgezet.

Dit is hoe MediKIT dit aanpakt

MediKIT is gebouwd voor precies dit soort situaties. Het systeem is overzichtelijk en werkt logisch, ook voor iemand die het voor het eerst opent. Nieuwe gebruikers vinden zonder veel voorbereiding hun weg, omdat de opbouw van het systeem intuïtief is. En een nieuw account aanmaken? Dat is geregeld in drie klikken. Geen gedoe met beheerders, tickets of wachttijden.

Huisarts Pieter Boekel van praktijk De Marke maakte het mee met een assistente die bijna met pensioen ging. Ze had weinig ervaring met computers en keek met enige weerstand naar de overstap. Toch was ze binnen een uur om.

"Ze zei: 'Dit is logisch. Ik weet meteen waar ik moet klikken en snap hoe het systeem werkt.'"

Dat is volgens Pieter precies wat MediKIT onderscheidt: het systeem is ontworpen met de eindgebruiker in gedachten. Assistentes, praktijkondersteuners en waarnemers vinden hun weg, ook als ze niet zo handig zijn met technologie. Het hele team werkt er met plezier mee. Voor waarnemers betekent dat: geen uitgebreide training, maar direct aan de slag met patiëntenzorg.

Dat is niet toevallig. MediKIT is cloudgebaseerd, wat betekent dat een waarnemer vanuit elke locatie kan inloggen zonder lokale installaties of ingewikkelde instellingen. Rechten zijn snel toegewezen en net zo snel weer in te trekken. Zo behoudt jij als praktijkhouder de controle, en heeft je waarnemer precies de toegang die nodig is, niet meer en niet minder.

Waarneming voorbereiden? Volg deze checklist!

Een goede voorbereiding voorkomt gedoe op de eerste dag. Loop deze stappen door en je waarnemer kan direct aan de slag.

•       Persoonlijk HIS account aanmaken met de juiste rechten
•       Werkwijze vastleggen (structuur, codering, verwijsbrieven)
•       Aanspreekpunt aanwijzen bij vragen
•       Testmoment inplannen voor de eerste werkdag