Wat kost een HIS per patiënt?

In dit artikel leggen we uit hoe de kosten van een HIS doorgaans zijn opgebouwd, hoe je zelf een eerlijke prijs per patiënt berekent, en waarom de instapprijs die je eerst ziet maar het halve verhaal vertelt.

Hoe wordt de prijs van een HIS bepaald?

De meeste HIS-systemen werken met een pakketstructuur: een basis-, plus- of premiumpakket, waarbij je zelf kiest (of noodgedwongen kiest) welk niveau aan functies je nodig hebt. Er is dus vaak geen kant-en-klare "prijs per patiënt". Die moet je zelf berekenen door alle kostenposten bij elkaar op te tellen en te delen door je patiëntenaantal. Denk daarbij aan:

• De pakketprijs zelf. De instapprijs van het basispakket oogt vaak laag, maar functies die je nodig hebt, zitten soms pas in een duurder pakket.
• Kosten per werkplek of gebruiker. Sommige leveranciers rekenen extra voor elke assistent, waarnemer of thuiswerkplek die toegang nodig heeft.
• Koppelingen als aparte kostenpost. Een koppeling met de apotheek, het laboratorium of een spraak-naar-tekst-tool wordt bij sommige systemen los in rekening gebracht.
• Migratiekosten. Het overzetten van bestaande dossiers naar het nieuwe systeem kost bij sommige leveranciers extra.
• Exportkosten bij een latere overstap. Wil je ooit weer wisselen van HIS? Dan kan het uitladen van je eigen patiëntgegevens bij sommige systemen ook geld kosten.

Het gevolg: de instapprijs is vaak niet het bedrag dat je uiteindelijk per patiënt betaalt. Pas als je alle kostenposten optelt en omrekent naar een bedrag per patiënt, wordt duidelijk hoe twee HIS-en zich echt tot elkaar verhouden.

Zo bereken je zelf een eerlijke prijs per patiënt

Om HIS-systemen goed te kunnen vergelijken, helpt het om niet te varen op de pakketprijs alleen, maar zelf een prijs per patiënt te berekenen: tel alle jaarlijkse kosten op (pakket, extra werkplekken, koppelingen, eventuele migratie) en deel dat door je patiëntenaantal. Ga daarbij de volgende vragen na:

1. Zitten alle functies al in de basisprijs, of betaal je later bij?
2. Wat kost het als je team groeit, moet je dan meer betalen per gebruiker?
3. Wat kost het als je vanuit huis of een andere locatie wilt werken?
4. Wat kost de implementatie en het overzetten van je huidige dossiers?
5. Ben je vrij om ooit weer over te stappen, zonder extra kosten voor het exporteren van je data?

Een lage instapprijs op papier zegt dus weinig, zolang je deze vragen niet hebt beantwoord.

Het flat fee-model: één prijs, alles inbegrepen

Bij MediKIT hebben we gekozen voor een ander uitgangspunt: een vast tarief per patiënt, waarin alles is inbegrepen. Geen pakketten om uit te kiezen, geen extra kosten voor werkplekken, koppelingen of thuiswerken. Wat je ziet, is wat je betaalt.

Dat betekent concreet:

• Alle functies inbegrepen - je hoeft niets los bij te kopen.
• Geen kosten per gebruiker - je team kan groeien zonder dat je HIS duurder wordt.
• Vooraf duidelijk wat je betaalt - makkelijk te begroten, geen verrassingen.
• Je gegevens blijven van jou - geen exportkosten als je ooit besluit over te stappen.

Voor praktijken betekent dit vooral rust: je hoeft niet elk jaar opnieuw uit te zoeken of je nog wel het juiste pakket hebt, of te vrezen voor een onverwachte factuur zodra je team uitbreidt.

Kortom: kijk verder dan het prijskaartje

Bij het vergelijken van HIS-en loont het om niet alleen naar de pakketprijs te kijken, maar zelf de totale kosten over een jaar om te rekenen naar een bedrag per patiënt inclusief koppelingen, werkplekken, migratie en eventuele toekomstige overstap. Vraag potentiële leveranciers gerust expliciet: "Wat zit er wél en niet in deze prijs?"

‍